凡邀请信均应是从邀请人所在国本土发出的原件或传真件；可以用英文或本国文字。其内容一般应有以下几个方面：
（一）因公出国团组邀请信函用纸应为标有邀请单位名称（地址、电话、传真等）的公文纸。如为国际学术会议，则应由承办方发出邀请或与主办方共同发出邀请。
（二）被邀请人的姓名、性别、出生日期、工作单位名称及职务；
（三）确切而详细的出访目的，如为国际学术会议，则应提供会议日程和内容；（上午、下午写到位，无公务可写市内参观）
（四）具体的出访时间和停留期限（于X月X日至X月X日前来，停留X天），需涵盖往返天数在内；
（五）费用写明由谁承担；
（六）邀请单位负责人亲笔签名，并正楷打印出其外文姓名和职务。
有的国家要求邀请信函由该国外交部、内政部或其他部门的确认。
请示报告中：
1、如果天数超出目前规定，请注明适当的理由确实需要这么多天。
2、 提供参会教授们与外方的合作背景资料，说明其参会的意义。
3、 所有公款出国支出包括课题经费必须纳入学校公帐支出管理。
